hur man testar den “läsbarhet” av ditt skrivande i Microsoft Word eller Outlook

Microsoft Word och Outlook har länge presenterade möjlighet att visa “läsbarhet” statistik för vad du skriver, så att du vet hur enkelt eller komplext du skriver är. Detta kan bidra till att ditt skrivande är läsbar nog för din målgrupp.

I äldre versioner av Word, funktionen var bara ett klick bort på statusfältet. I versioner som börjar med 2013, måste du aktivera funktionen först, och sedan komma åt den genom att köra en stavnings och grammatikkontroll.

Kontrollera stavning och grammatik i Word och Outlook hända i korrekturPanelen och erbjuder en ganska solid sätt att proofing dokument. Det finns några bättre grammatik-kontroll tillägg för Office ute, men även om du har dem som aktiverats, måste du ändå att aktivera den inbyggda grammatikkontroll för att kunna använda läsbarhet statistik. Oavsett om det är värt det är verkligen upp till dig. Och om du inte har något emot att ha grammatikkontroll aktiv, men bara föredrar att inte bli distraherad av snirkliga stryker medan du arbetar, kan du alltid stänga av stavning och grammatikkontroll medan du skriver.

För att komma åt läsbarhet statistik i Word måste du först aktivera funktionen på. I Word, klicka på fliken Arkiv och sedan på Alternativ. I fönstret Alternativ väljer du fliken Proofing. Aktivera både “Kontrollera grammatik med stavning” och “Visa läsbarhet statistik” kryssrutorna. Klicka på OK när du är klar.

Processen liknar i Outlook. Klicka på fliken Arkiv och sedan på Alternativ. I fönstret Alternativ väljer du fliken E-post och klicka sedan på “Stavning och autokorrigering” -knappen.

I editorn fönstret Alternativ väljer du fliken Proofing. Aktivera både “Kontrollera grammatik med stavning” och “Visa läsbarhet statistik” kryssrutor och klicka på OK.

Notera att i både Word och Outlook, kan du avmarkera alternativ för att kontrollera stavning och grammatik fel som du skriver om du tycker att störande.

Nu när du har aktiverat läsning statistik, kontrollera läsbarheten poäng av ett dokument eller ett urval av text är enkel. Allt du behöver göra är att köra en stavnings och grammatikkontroll. Du kan välja specifik text för att kontrollera eller se till att ingenting är vald för att kontrollera hela dokumentet. Initiera en stavnings- och grammatikkontroll genom att trycka F7 eller genom att klicka på Korrektur knappen i statusfältet längst ned i fönstret.

Kör igenom passet och grammatikkontroll, och när du är klar, kommer Läsbarhet Statistik fönstret dyker upp.

Fönstret visar några grundläggande statistik som antal ord och tecken, tillsammans med några medelvärden som meningar per punkt. I Läsbarhet avsnittet ser du två poäng: Flesch Reading Ease och Flesch-Kincaid Grade Level. Båda poängen bygger på formler som står för genomsnittlig mening längd (ASL) och genomsnittliga stavelser per ord (ASW).

Och om du vill veta matten bakom saker, den metod som används för att bestämma Flesch Reading Ease poäng är

Den formel som används för att bestämma Flesch-Kincaid Årskurs poäng är

Och det är allt! Det är en enkel funktion för att aktivera och använda, och medan du kanske inte vill basera allt du skriver på läsbarhet poäng, kan de fortfarande vara ett praktiskt verktyg för att se till att du slår rätt målgrupp med ditt skrivande.

Jag kontrollera brukar min läsbarheten med Hemingway Editor. De har en installerbar redaktör jag använder på min hemdator samt webbversionen.

1993 Darryl Scott vann en omgång Jeopardy med den lägsta vinnande summan av tiderna: en dollar.